Vad du bör kräva av din förvaltningsplattforms API

De flesta förvaltningsplattformar hanterar sin egen data bra. Problemet börjar när den datan behöver flytta sig någon annanstans, in i ett ekonomisystem, en hyresgästportal, ett BMS eller ett underhållsverktyg som driftteamet redan använder.

Ett API är det som gör den förflyttningen möjlig utan manuell handpåläggning. I stället för att exportera en fil, öppna ett annat system och importera igen flödar datan automatiskt mellan plattformarna. Resultatet är mindre manuellt arbete och färre ställen där information kan gå fel.

För en förvaltare är den praktiska frågan inte vad ett API är. Det är vad som händer när plattformen inte har ett, eller när det finns men är stängt.

Tre vardagsuppgifter som försvinner med en integration

Arbetsorder från BMS-larm. När en sensor triggar ett larm i fastighetsautomationen måste någon logga det som ett ärende. Med en integration sker det steget automatiskt, larmet skapar ett ärende i rätt system, kopplat till rätt komponent och plats.

Komponentdata från BIM. När en fastighet är modellerad och komponentdata finns i ett BIM-verktyg ska den datan inte behöva matas in manuellt i förvaltningsplattformen igen. En integration flyttar den en gång och håller den synkroniserad.

Felanmälningar från hyresgästportaler. När en hyresgäst skickar in en felanmälan via ett externt formulär eller en portal ska den anmälan landa direkt i ärendesystemet, med plats, komponent och prioritet redan bifogad. Utan en integration läser någon mejlet och skriver in det igen.

Vyer integrerar med ett antal system som används i fastighetsförvaltning, däribland Vitec Hyra, Q3-web och Kiwa, så att information från fastighetsadministration, besiktningar och certifieringar flödar direkt in i plattformen utan att behöva registreras om.

Vad du bör kräva av din plattform

Ett öppet API. Ett stängt API innebär att leverantören kontrollerar vilka integrationer som finns och vilka som inte gör det. Ett öppet API innebär att du kan koppla de system du redan använder, eller bygga nya kopplingar när behoven förändras.

Dokumentation. Ett API utan dokumentation är ett API som ingen kan använda utan att betala leverantören för att bygga det åt dem. Be att få se dokumentationen innan du tecknar avtal.

Behörighetskontroll. Integrationer ska bara ha tillgång till den data de behöver. Fråga hur behörigheter är strukturerade och om du kan begränsa åtkomst per integration.

Frågor att ställa din leverantör

• Har ni ett öppet API med publik dokumentation?

• Vilka integrationer finns idag och vilka finns på er roadmap?

• Vem bygger och underhåller integrationer, ni eller vi?

• Vad händer med vår data och våra integrationer om vi byter leverantör?