Så effektiviserar Regio förvaltningen med Vyer och Vitec

När en fastighetstekniker anländer till en byggnad behöver teknikern bland annat veta var ett fel har uppstått, vad som har hänt där tidigare och vilken hyresgäst som befinner sig i rummet. En del av denna information finns redan i den digitala tvillingen, medan andra uppgifter hanteras i separata system. Genom att koppla samman systemen kan informationen göras tillgänglig i ett gemensamt sammanhang.

Fastighets AB Regio har därför integrerat sitt hyressystem Vitec med Vyer. Integrationen innebär att hyresobjekt och aktuell information om hyresgäster automatiskt kopplas till rätt rum i den digitala tvillingen.

Matilda Samuelsson är energi- och PropTech-ansvarig på Regio, som äger och förvaltar kommersiella fastigheter i svenska regionstäder, och har varit delaktig i arbetet med integrationen.

Varför ville Regio koppla samman Vyer med sitt hyressystem?

Många fastighetsbolag använder flera olika systemverktyg för olika ändamål. Ett hyressystem hanterar exempelvis kontrakt, ytor och information om hyresgäster, medan en teknisk förvaltningsplattform samlar ritningar, ärenden och underhållshistorik. Genom att integrera systemen kan informationen användas i fler sammanhang samtidigt som behovet av manuell hantering minskar.

Integrationer mellan våra systemverktyg är en viktig del i Regios digitaliseringsarbete. Vi vill undvika att information blir inlåst i enskilda system och istället skapa ett sammanhängande digitalt ekosystem, där samma data enkelt kan delas, användas och skapa värde i flera delar av verksamheten.
— Matilda Samuelsson, energi- och PropTech-ansvarig, Regio

I det här fallet handlade det om att göra aktuell hyresgästinformation från Vitec tillgänglig i den digitala tvillingen. Genom integrationen synkroniseras uppgifterna automatiskt mellan systemen.

Vi vill att information ska underhållas i det system där den hör hemma, samtidigt som den kan användas i andra delar av verksamheten. På så sätt slipper vi dubbelarbete och kan skapa mer värde av den information vi redan har.

Vad förändras när hyresgästdata synkroniseras automatiskt?

Genom integrationen blir aktuell information om hyresgäster tillgänglig direkt i den digitala tvillingen. Vid en felanmälan kan informationen till exempel användas tillsammans med tidigare ärenden, tillhörande tekniska komponenter och kompletterande gränsdragningslistor.

För drift- och servicepersonal innebär det att de snabbare kan hitta rätt information och få en bättre förståelse för rummet och hyresgästens situation. Det skapar förutsättningar för en mer initierad dialog och snabbare hjälp till hyresgästen.

Även Regios övergripande fastighetsförvaltning får nya möjligheter genom integrationen.

För oss handlar det inte bara om att visualisera våra rum, utan om hur vi kan använda informationen i fastighetsförvaltningen. Genom att kombinera hyresgästinformation med teknisk fastighetsdata ser vi möjligheter att utveckla vårt arbete med vakanta rum och hyresgästanpassningar, teknisk planering och energiuppföljning. Det ger oss också bättre förutsättningar för analys och uppföljning av vår fastighetsportfölj.

Hur ser Regio på den digitala tvillingens framtida möjligheter?

Integrationen mellan Vitec och Vyer är ett steg i Regios långsiktiga digitaliseringsarbete, där den digitala tvillingen spelar en viktig roll.

Vår ambition är att fortsätta utveckla den digitala tvillingen genom fler systemintegrationer. Genom att göra mer information tillgänglig och användbar vill vi skapa bättre förutsättningar för en proaktiv, datadriven och effektiv fastighetsförvaltning.

Vad bör man tänka på innan man kopplar sitt hyressystem till en förvaltningsplattform?

En viktig lärdom från integrationsarbetet är värdet av att utgå från hur informationen faktiskt ska användas. För att integrationen ska skapa värde måste både informationsinnehållet och användarnas behov beaktas från början.

Börja med att bestämma hur ni vill använda informationen och involvera personerna som ska arbeta med den. Se till att den är komplett från start. Om något saknas måste användarna kompensera manuellt, och då äts värdet snabbt upp. Rumsinformationen har ett värde i sig, men det är automatiseringen som håller den aktuell. Annars blir det bara ytterligare en lista som någon måste komma ihåg att uppdatera.
— Matilda Samuelsson, energi- och PropTech-ansvarig, Regio