Örebroporten: så bereder man sig för digital förvaltning

Allt fler fastighetsägare satsar på proptech för att effektivisera sin verksamhet. Örebroporten Fastigheter började tidigt införa digitala tvillingar för förvaltning genom Vyer och har kommit långt vad gäller digitaliseringen av sitt bestånd. Nu delar fastighetsbolagets utvecklingsledare med sig av insikter och råd till aktörer som vill göra samma resa.

Det är en ny värld man kliver in i, då är det bra att ha tänkt på vissa saker från början.
— Jesper Hedlund, utvecklingsledare, Örebroporten

Det var slutet av 2018. Örebroporten var sedan en tid tillbaka på jakt efter en plattform som skulle hjälpa dem att samla information om sina fastigheter i digitala tvillingar för att effektivisera drift och förvaltning.

Det var många som kom in på kontoret och försökte sälja in olika plattformar för dokumenthantering och modellhantering, men de var ofta för krångliga. Vi började tidigt tänka på vem slutanvändaren var och började ställa motkrav på systemleverantörer för att göra det lätt att komma igång.
— Jesper Hedlund, utvecklingsledare och BIM-ansvarig, Örebroporten

Han var på besök på Vasakronans kontor när han sprang på Nils Berglund, vd på Vyer.

Jag minns att jag sade något i stil med: den som kan visualisera en BIM-modell på ett väldigt enkelt sätt, den ligger bra till. Så fick jag en telefon skickad över bordet och då damp Vyer-plattformen ner.
— Jesper Hedlund

Behovsanpassad utveckling

Mötet ledde till ett samarbete där Vyer tog fram en 3D-modell av en av fastighetsbolagets fastigheter. Organisationen fick tillgång till den via den digitala plattformen och började fylla på den med data som annars bara existerade i svåråtkomliga system eller deras egna huvuden.

Vi bollade mycket idéer och pratade om olika funktioner som kunde vara intressanta för fastighetsägare att ha. Fördelen med en SaaS-tjänst är ju att den utvecklas hela tiden och att man får vara med i utvecklingen. Det blir ju en kombination av vad alla kunder önskar.
— Jesper Hedlund

Idag finns digitala tvillingar av ett tjugotal av Örebroportens fastigheter, motsvarande 70 procent av den uthyrbara ytan, i Vyer-appen. Där kartlägger drift och förvaltning byggnadsinformation, hanterar platsspecifika ärenden och kommunicerar med varandra såväl som med hyresgäster.

Först är det spännande att kunna titta på en fastighet, sedan rasslar det till och så står man där med väldigt många byggnader väldigt fort. Helt plötsligt är det en digital förvaltning som man måste bereda sig för.
— Jesper Hedlund, utvecklingsledare, Örebroporten

Skapa engagemang hos organisationen

Att få med hela organisationen är en av de viktigaste framgångsfaktorerna, enligt Jesper. Hans råd är att involvera driftpersonal tidigt, göra plattformen enkel att använda från dag ett och visa på värdet snabbt så att skeptiker blir förespråkare.

Teknikerna är de som vet var allting sitter. Kan man få dem att lägga in den kunskapen i systemet gynnas hela organisationen. Och när de väl ser hur det hjälper dem i deras eget arbete vill de fortsätta använda det.
— Jesper Hedlund