Guide: Minska personalberoendet inom fastighetsförvaltning

Fastighetstekniker har ofta god insikt i fastighetsskötseln och kunskap om den tekniska utrustningen i fastigheten. Men kunskap som är beroende av enskilda individer kan bli en utmaning när personal slutar eller är frånvarande under en längre period.

Genom att digitalisera och tillgängliggöra kritisk information om era fastigheter kan ni som fastighetsägare minska kunskapsluckorna och göra det enklare för personal och jour att snabbt sätta sig in i vad som behöver göras.

"När jag eller någon av våra tekniker eller förvaltare går hem för dagen, blir sjuk eller går på semester, tar vi med oss kunskapen om var allt sitter. Det är den typen av information vi bär i huvudet som man vill ha digitalt tillgänglig, så att någon annan enkelt kan ta över." — Fredrik Melander, förvaltare och proptech-samordnare på Heba

Digitala tvillingar som samarbetsverktyg

Att bygga digitala tvillingar handlar i grunden om att öka tillgången till information om era fastigheter, och säkerställa att de vars arbete beror på att ha rätt information, vid rätt tidpunkt, enkelt kan komma åt den.

Tvillingen består av webbaserade ritningar kombinerat med insamlad data om era fastigheter, byggnader, ytor, teknik och andra komponenter, samt förvaltningsprocesser och deras status. Bland annat kan ni söka fram och se:

• Hur fastigheterna ser ut (planritningar i 2D/3D)

• Detaljerad information om teknisk utrustning (t.ex. placering, serienummer, installationsdatum, driftinstruktioner)

• Hur ytor används och förvaltas, LOA/BOA, A-temp

• Felanmälningar och åtgärder

• Förebyggande underhåll (ronderingar, besiktningar, kontroller)

• Vem som lagt till vilken information, och när

Steg 1: Digitalisering och visualisering av ritningar

Processen att bygga en digital tvilling börjar med att samla in och digitalisera befintlig ritningsdokumentation. Ritningarna visualiseras i 2D och 3D på en digital plattform som gör det möjligt för användare inom drift och förvaltning, samt andra intressenter, att interagera med ritningarna och den data de bär på.

"Bara idag fick vi en fråga från en hyresgäst som inte visste var återvinningsrummet i byggnaden låg. Jag hjälpte hen genom att mejla en 3D-bild av fastigheten som visade både var deras lägenhet ligger och var återvinningsrummet finns. Att enkelt kunna ge hyresgäster relevant information stärker våra kundrelationer."

Steg 2: Ta hjälp av lokala experter i datainsamlingen

När ritningarna är på plats är nästa steg att komma igång och kartlägga information om era fastigheter. Börja med att identifiera vilken information ni vill prioritera.

Personalen sitter ofta på värdefull kunskap om vilken teknisk utrustning och information som behövs för att verksamheten ska fungera så smidigt som möjligt.

"Under första kvartalet fokuserade vi på att lägga till information om var nycklarna till gemensamma utrymmen finns, eftersom både vi, vår jour och våra entreprenörer använder dem. Sedan lade vi till var huvudavstängningen för vatten till hela fastigheten sitter. Hur man tar sig in i byggnaden och hur man stänger av vattnet vid en läcka — det var prioriterat."

Genom att låta personalen själva kartlägga, dokumentera och redigera byggnadsdata med ett mobilt verktyg kan informationsmängden byggas upp löpande och hållas uppdaterad över tid.

Steg 3: Minskat personberoende inom drift och fastighetsförvaltning

Med tillgång till en gemensam kunskapsbank kan personalen snabbt få en överblick av information kopplad till era fastigheter och processer. Över tid gynnar tillgängliggjord kunskap både organisationen och individen:

• Personalen kan enkelt täcka upp för varandra vid sjukdom, semester och föräldraledighet

• Minskat behov av tidskrävande överlämningar när nyckelpersoner byter jobb eller går i pension

• Dubbelarbete kring att samla information till olika processer kan undvikas

• Mindre stress och frustration eftersom färre arbetstimmar går åt till att leta efter och verifiera information

"Allt eftersom folk successivt börjar ändra sitt arbetssätt och ser möjligheterna för hur och var de digitala tvillingarna kan användas, tror jag att verktyget kommer att användas till mycket mer än att bara samla information."