Gustav Nilsson: ”Fastighetsförvaltningen ska vara lika bra som människorna som utför den”

Gustav Nilsson startade inte Min Förvaltning för att han ville bygga ett nytt förvaltningsbolag i mängden. Ambitionen var att utveckla hur fastigheter förvaltas, med effektivare digitala verktyg och fysisk närvaro.

Efter fyra år som asset manager hade Gustav upplevt vad fastighetsförvaltning bland annat var, och hur han önskade att den skulle vara framöver, roligare, personoberoende och framför allt effektivare. En av de största riskerna i förvaltning är att kunskapen om en fastighet sitter hos en enskild person eller i krångliga, utdaterade system. När den personen slutar eller är frånvarande försvinner informationen med dem. Det är detta Gustav ville lösa.

I juli lanserade han Min Förvaltning, ett oberoende förvaltningsbolag för kommersiella fastigheter. Några månader senare hade han redan landat sin första stora kund.

Från asset management till drift

Gustav är uppvuxen i Göteborg med en bakgrund från hotellbranschen på Nordic Choice, idag Strawberry, och Scandic Hotels, där han jobbade med affärsutveckling för att expandera hotellportföljen. Det var operativt arbete, nära fastigheternas fysiska verklighet, men det var framför allt som asset management-konsult för större fonder och fastighetsägare som han kom till insikten att förvaltningen idag saknar moderna verktyg och arbetssätt som gör att man kan fokusera på förädling av varje enskild fastighet.

Större fonder eller fastighetsägare har fokus på en portfölj av fastigheter, vilket gör att man behöver förlita sig på att förvaltningen sköter detaljerna och den enskilda fastighetens utveckling. Ägaren har koll på helheten medan vi tar hand om utvecklingen och förädlingen av de enskilda fastigheterna.

— Gustav Nilsson, grundare, Min Förvaltning

Vad "digital fastighetsförvaltning" egentligen betyder

När Gustav startade Min Förvaltning var tanken att vara en digital förvaltare. Men han tvingades snabbt besvara en svårare fråga: vad innebär digital förvaltning egentligen?

Du kan inte förvalta en fastighet utan att vara på plats. Medarbetare är på plats varje dag för att synas, prata och interagera med hyresgäster, och för att sköta den dagliga driften av en fastighet. Vad vi har sett är att vi, med hjälp av moderna verktyg, frigör mer tid till att arbeta med den faktiska fastigheten och hjälpa hyresgäster, än att ägna det åt att administrera trötta, daterade system. All information tillgänglig för de som behöver den.

Svaret han landade i var inte digitalt istället för fysiskt. Digitala system frigör mer tid för drift och förvaltning att arbeta med själva fastigheten. Det var det som drog honom till Vyer, där samlas felanmälan, ritningar, komponenter, ärenden och historik på ett ställe och kopplas till rätt plats i byggnaden. Det är den kopplingen Gustav hade saknat.

Varför Vyer

Gustav hade som asset manager använt upp till fyra olika system för att samla in och hantera fastighetsinformation innan han hittade Vyer. Erfarenheten var välkänd för de flesta i branschen: Excel-ark, fragmenterad data, kunskap som levde i folks huvuden snarare än i något system.

Om jag själv hade försökt bygga lösningen på det största problemet inom fastighetsförvaltning, hade det sett ut som Vyer. Det är inte bara för drifttekniker eller fastighetsförvaltare, det ger också ägaren transparens och realtidsuppdaterad data om fastigheten och förvaltningen.

Referenserna hjälpte. Varje person han pratade med som hade använt Vyer kom tillbaka med samma omdöme.

Det är en one-stop-shop. Integrationer med befintliga system som Sinom gör att du kan samla allt på ett ställe, i en karta och en digital tvilling, och när en fastighet ska säljas eller förvärvas följer kunskapen med.

Min Förvaltning och Vyer har sedan formaliserat sitt samarbete. Vyer kommer nu att ingå som en del av Min Förvaltnings erbjudande till sina förvaltningskunder.

Ögonblicket då det föll på plats

Gustav hade under en längre tid letat efter rätt system för modern fastighetsförvaltning. Alla system såg likadana ut, och ville man ändra något kostade det konsultarvode per timme. Men när han fick se demon av Vyer fick han känslan att detta var precis vad han ville ha, utan att ha vetat om att han ville ha det.

Alla tidigare system är egentligen bara olika versioner av en häst, vissa snabbare än andra. Men när jag fick se en demo av Vyer fick jag se en bil. De andra kan förbättra sina hästar hur mycket de vill, en bil kommer alltid vara snabbare. Jag fick se något jag inte visste att jag ville ha, eller ens visste att jag behövde.

Vad som förändras när informationen samlas digitalt

En av de mest synliga förändringarna har skett i felanmälningsflödet. Återkopplingstiderna är snabbare, flödet från anmälan till åtgärd till återkoppling är rakare och hyresgästnöjdheten har förbättrats.

Problemet kommer fram direkt och beställningen till entreprenören är precis. Det finns ett smidigt och snabbt flöde, från anmälan, till åtgärd, till återkoppling. Hyresgästerna hålls uppdaterade och entreprenörer får rätt underlag direkt. Det förkortar ledtider, minskar risken för felaktiga beställningsunderlag och ger jämförbara offerter.

I praktiken betyder det att en hyresgäst kan anmäla ett fel direkt i Vyer, kopplat till rätt rum och komponent. Driftteknikern ser ärendet, åtgärdar, återkopplar och stänger det. Ingen telefon, inga mellanhänder eller onödigt långa ledtider.

Den stora vinsten för fastighetsägaren är en trygghet i att förvaltningen sker med full transparens och att all viktig information kring fastigheten finns på samma ställe.

Min Förvaltning är ett oberoende förvaltningsbolag med fokus på kommersiella fastigheter. Bolaget tar ett helhetsansvar för varje uppdrag och arbetar nära fastighetsägaren med tydliga processer, strukturerad information och långsiktig planering.