Förändringar i omvärld, teknikutveckling och marknad har de senaste åren drivit på en digitaliseringsvåg i fastighetsbranschen. Hemsö är ett av de stora svenska bolag som har kommit längst på resan med digitala tvillingar. Vid 2030 räknar bolaget med att spara 50 kronor per kvadratmeter på de nya digitala arbetssätt och processer som möjliggörs.

• Vi har börjat räkna in värdet på olika sätt. Det här är något som kommer att spara pengar, både genom effektivisering och nya intäkter, säger Fredrik Hörnsten, CDO på Hemsö och en drivande kraft bakom bolagets digitalisering.

På ett branschseminarium som arrangerades i Stockholm i början på februari var han en av de digitaliseringsledare som bjudits in att dela insikter från arbetet med digitala tvillingar. 

• I år har vi landat i att hela det svenska beståndet har en modell inne i plattformen. Vi äger modellerna, vi äger datan och vi använder verktyget Vyer för att visualisera allt. Det här är en viktig milstolpe, för att när allting ligger i ett system som dessutom kan hämta data från våra andra system, då börjar det bli kraftfullt för hela bolaget, berättar Fredrik Hörnsten. 

Totalt har 226 av Hemsös byggnader digitaliserats i Vyers plattform (1,3 miljoner kvadratmeter) som används av 436 medarbetare i drift och förvaltning. 

Tvillingarna ger idag organisationen tillgång till kontinuerligt uppdaterade A-ritningar, ökad kunskap om vad som finns i byggnaderna, möjlighet att ta del av drift- och underhållsinstruktioner, bättre koll på garantitider och smidigare planering av underhåll och utförande av ronderingar.

Under hösten började Hemsö tillsammans med proptechbolaget Vyer att räkna på reella värden från digitala tvillingar över tid, som ingår i bolagets ROI-prognos för 2030.

• Vi har länge hört av drifttekniker och förvaltare att deras produktivitet förbättras på olika sätt, men för att kunna räkna på värdet för enskilda fastighetsbolag är det nödvändigt att samla in data från verksamheten. Det har vi gjort tillsammans med Hemsö, säger Nils Berglund, vd på Vyer.

Mätningar av produktivitet i drift och förvaltning gör det möjligt att beräkna tids- och kostnadsbesparingar, som vägs mot bland annat investeringskostnader kopplat till digitaliseringen.

• Det kopplas även till något som kallas digital mognad. Det vill säga mognaden i bolaget – och det handlar om att vi människor måste hänga med för att investeringen ska leverera så bra som möjligt. Det är väldigt viktigt att få in det tankesättet, det kan man göra både genom att påpeka det och genom utbildning, samtal och inspiration, säger Fredrik Hörnsten.

  
  

Nyckelfaktorer bakom Hemsös framgång med digitala tvillingar

• Val av teknik

  Användbarhet och användarvänlighet har varit avgörande i teknikval, med fokus på hur Hemsö kan skapa nytta för sina medarbetare

• Tidig förankring

  Medarbetare har aktiverats i digitaliseringen från start med pilotprojekt som har drivit engagemang. 

• Intern kommunikation

  Kontinuerlig kunskapsdelning från ledning, drifttekniker och förvaltare till verksamheten under projektets gång.

• Upplevda nyttor

  Drift och förvaltning har genom pilotprojekt fått klämma, känna och resonera kring nyttan och känner att de får ett värde av tekniken.

• Mål och vision

  Konkreta målsättningar för individuella system i kombination med holistiskt perspektiv ger tydlig väg framåt.

• Strategiska systemintegrationer

  Specialiserade system kopplas samman för att maximera nyttan och undvika dubbelarbete med uppdateringar. 

• Digitala nyckelroller och samarbeten

  Interna krafter driver digitaliseringen och samordnar informationsdelning mellan olika avdelningar och projekt. Samverkan med specialiserade teknikföretag bidrar med teknisk expertis. 

Förändringsledning: Pilotprojekt väcker engagemang hos medarbetarna

Resan hit tog fart på riktigt när Fredrik Hörnsten klev in på Hemsö som digitaliseringsledare, en nyinstiftad arbetsroll på bolaget, under våren 2020.

• Jag hade jobbat med webbutveckling, apputveckling, integrationer, API och tyngre webbplatser och webblösningar, men inte med fastighetsbolag. Hemsö sökte någon som kunde komma in med andra ögon, det kändes spännande, berättar han. 

Tillsammans med Hemsös team driver han nu flera digitala projekt som samverkar för att skapa en sömlös informationshantering från idé till förvaltning, däribland satsningen på digitala tvillingar med proptechbolaget Vyer.

• Jag minns att jag tänkte: “Hur kan det vara möjligt för oss som fastighetsbolag  att vi inte har ett arkiv med ritningar där allting samlas?” Men så var det, så vi startade ett projekt där vi började fördjupa oss i det här i samarbete med leverantören. 

"Vi har tagit in alla tekniker på det sättet, med fokus på värde både från ledningsperspektiv och för individen. För att vår investering ska ge önskad effekt, måste den upplevda nyttan vara större än ansträngningen för den enskilde personen"

Projektet började som en pilot där medarbetare i drift och förvaltning fick möjlighet att börja använda den digitala plattformen och tycka till. Med en ökad förståelse för hur digitala tvillingar kan bidra till värdeskapande för verksamheten, valde Hemsö sedan att skala upp satsningen till hela beståndet, region för region. 

• Förändring måste ske genom att folk får vara med och klämma och känna och resonera. Genom att gå stegvis från en pilot där vi först ser att det faktiskt flyger, får vi människor med oss.

Sedan dess har hundratals fastigheter digitaliserats och fler team har successivt introducerats till verktyget och nya digitala arbetsrutiner, både med hjälp av digitaliseringsledare och de medarbetare som tidigt förankrats genom piloten. 

• Vi har tagit in alla tekniker på det sättet, med fokus på värde både från ledningsperspektiv och för individen. För att vår investering ska ge önskad effekt, måste den upplevda nyttan vara större än ansträngningen för den enskilde personen, säger Fredrik Hörnsten som från starten har betonat vikten av användarvänlighet och användbarhet i valet av teknik. 

Systemkopplingar bryter ner informationssilos och skapar nya värden

En del av digitaliseringsarbetet handlar även om att bryta ner stuprören, där en stor mängd system från olika leverantörer löper parallellt utan att tala med varandra.  Hos Hemsö bedrivs ett strategiskt integrationsarbete där de digitala tvillingarna blir navet i ett större ekosystem.

• Där tittar mitt team av digitaliseringsledare och strateger på hur vi får ihop de här världarna, tillsammans med våra partners på proptechscenen, säger Fredrik Hörnsten. 

Syftet är både att undvika dubbelarbete vid uppdateringar och att maximera värdet av befintlig data genom att möjliggöra användning på flera platser. 

• En förutsättning för att fastighetsorganisationer ska kunna jobba i många system regelbundet utan att det blir för tidskrävande är att dessa integreras med varandra i den mån de överlappar. Då behöver medarbetare bara lägga till och uppdatera data på en plats för att den ska bli tillgänglig på flera platser, förklarar Lennart Liberg, mjukvaruutvecklare och API-ansvarig på Vyer. 

"Det här är en långsam förändring, det tar några år, men vi ser att det kommer mer och mer vinster hela tiden. Våga satsa och sikta långsiktigt."

Hittills har Hemsös befintliga felanmälansystem integrerats med Vyer för att stärka upp förmågan att analysera återkommande fel över tid med hjälp av platsdata från de digitala tvillingarna. 

Från ett annat system hämtas basdata om fastigheter och hyresobjekt helt automatiskt – och i ett tredje system pågår just nu tester med att använda basdatan från tvillingarna för att skapa underhållsplaner med hjälp av AI. 

• Styrkan ligger i ekosystemet där den spatiala databasen, tvillingens geografiska detaljer, binds samman med harmoniserad data från andra system. Det gör att vi kan förändra hur vi arbetar med driften, den tekniska och ekonomiska förvaltningen, säger Fredrik Hörnsten.

  
  

• Man får inga snabba vinster över natten, utan det tar tid. Det här är en långsam förändring, det tar några år, men vi ser att det kommer mer och mer vinster hela tiden. Våga satsa och sikta långsiktigt, avslutar han.