Digitaliseringen av fastigheter handlar om att strukturera och tillgängliggöra information för alla som behöver den. När det gäller ritningar går det att jobba med både ett digitalt filarkiv och ett digitalt ritningsarkiv. Det underlättar arbetet i drift och förvaltning av fastigheter genom att spara både tid och resurser. Här förklarar vi hur de olika typerna fungerar, vad vi bör ha i åtanke vid användning, samt hur systemen kan komplettera varandra.

Som en analogi med något vi använder i vardagen kan man likställa ett digitalt filarkiv med en inskannad karta och ett digitalt ritningsarkiv med en karttjänst som Google Maps. Du har tillgång till båda digitalt, men det unika med karttjänsten är att den går att interagera med så att du kan söka fram olika platser och information, samt göra ändringar i den.

Digitalt filarkiv – en mappstruktur för ritningsfiler

Med ett digitalt filarkiv som iBinder, Dropbox, Google Drive, OneDrive med flera jobbar din organisation i en molnbaserad mappstruktur där du kan spara filer (bilder, text, kalkylblad och dokument) kopplade till olika fastigheter. En nytta med detta är att du slipper leta efter pappersritningar som eventuellt finns i en pärm någonstans på kontoret, istället kan du lokalisera ritningsfiler på din dator, var du än befinner dig.

Här kan du lagra 2D-ritningar, såväl som 3D-ritningar. För att se dem behöver du öppna dem i ett visningsprogram, som stödjer filformatet (PDF, DWG eller BIM). Är det något som inte stämmer i en ritning får du lämna en kommentar och höra av dig till en arkitekt eller annan specialist som kan göra rita om enligt dina ändringar. Därefter måste den uppdaterade versionen ersätta den utdaterade.

Vissa molntjänster tillåter dig att skriva över den befintliga filen genom att spara den nya, men en problematik som många fastighetsorganisationer påtalar är att medarbetare laddar ner och sparar ritningar på sin dator (eller skriver ut dem) och skickar dessa till andra. Med flera olika ritningsversioner som cirkulerar går kopplingen till originalfilen går förlorad och förvirring kring vilken av dem som är korrekt kan uppstå. För att undvika det är det viktigt att se till att alla som har haft tillgång till en ritning också får ta del av den uppdaterade ritningen.

Digitalt ritningsarkiv - en interaktiv fastighetskarta

Med ett digitalt ritningsarkiv får organisationen mobil tillgång till en gemensam digital plattform med korrekta ritningar och modeller (3D-kartor) som kan bära på flera parallella informationslager. Det digitala ritningsarkivet byggs upp genom att ta fram BIM-modeller av fastigheterna i beståndet.

Geometrierna utgör själva ramverket i den spatiala databasen, där organisationens medarbetare själva kan lägga till informationslager och strukturera data utifrån sin geografiska plats genom manuella inmatningar, importer och integrationer med andra system – som gör att data både kan läsas in och ut. Det kan vara allt ifrån information om utrymmen och utrustning till inkomna felanmälningar, datum för planerat underhåll, temperaturer och annat som är viktigt för den dagliga driften. Här kan även länkar till det digitala filarkivet ingå.

Användarvänligheten sänker tröskeln och gör att samtliga medarbetare kan interagera med den data som finns i den spatiala databasen, för att exempelvis söka fram platser och annan information, filtrera resultaten, dokumentera sitt arbete och korrigera data vid behov.

När data läggs eller ändras, eller uppdateringar av modellen görs, blir det automatiskt synligt för alla användare vad som ändrades och när i tiden det gjordes. Det gör att organisationen alltid kan luta sig mot att samtliga medarbetare har tillgång till den senaste informationen.

Vad det innebär i praktiken är att du kan besöka en byggnad virtuellt på avstånd och kommunicera med dina kollegor i samma system. Ungefär som du kan besöka en stad virtuellt med Google maps för att planera rutter och hämta information, kan du alltså göra det för inomhusmiljöer och förvaltning för att hitta information om utrymmen, utrustning, ärenden, sensorer med mera. Det öppnar upp en ny värld av möjligheter för att effektivisera vardagen i din roll. Med tillgång till pålitlig data över tid skapas möjligheter att göra välgrundade analyser för att fatta datadrivna beslut för att minimera energianvändningen, göra ekonomiska uppföljningar och kalkyleringar, planera drift och underhåll och utveckla affären.