Så byggde vi förvaltningskalkylatorn

Utmaningen med att värdera ett digitalt verktyg

När du byter fönster i en byggnad är avkastningen enkel att räkna ut. U-värdet är känt, energipriset är känt, och du landar i samma svar som alla andra utan att behöva ta leverantörens ord för det. Digitala verktyg har ingen motsvarighet till U-värdet. Ingen tabell säger vad det är värt att slippa leta efter en ritning.

Vill man sätta en siffra på det måste man börja med att fråga.

Det finns också en obekväm sida av den här typen av uträkning. Det mest direkta sättet att omvandla sparad tid till pengar är att minska antalet anställda, och det är nästan aldrig någons ambition. Våra kunder kan göra tvärtom: deras fastighetsbestånd växer utan att organisationen skalar i samma linjära takt. Tiden försvinner inte, den flyttas. Från att leta och fråga, till att förvalta.

Hur vi ställde frågan

Vi hade kunnat fråga rakt av hur mycket tid Vyer sparar. Problemet är att ingen vet det. Frågan bjuder in till gissningar, och gissningarna tenderar att bli generösa när det är leverantören som frågar. Istället isolerade vi specifika aktiviteter: att hämta information och dokumentation, navigera till utrymmen och teknisk utrustning, introducera kollegor och entreprenörer, beskriva arbetsuppgifter, följa upp genomfört arbete, dokumentera utifrån ritningar, genomföra besiktningar och mätningar, samt resa mellan fastigheter.

Vi frågade om antal timmar före och efter förbättring, och per aktivitet snarare än sammanslaget, eftersom en samlad siffra döljer det mest användbara: vilka processer som faktiskt förändras.

Hur vi justerade siffrorna

Vi minskade sedan genomsnittet med 50 procent innan det gick in i kalkylatorn. Främst av tre anledningar. Aktiviteterna överlappar varandra. Timmen som spenderas på att hitta en ritning är ofta samma timme som spenderas på att dokumentera utifrån den, och en rak summering räknar den dubbelt. Svaren beskriver också ett idealtillstånd: fullständig introduktion, komplett dokumentation, uppdaterade ritningar. Verkligheten ligger nästan alltid en bit därifrån. Och frigjord tid kommer i små portioner, fem sparade kvartar blir inte automatiskt en produktiv timme.

Vilka vi frågade

Svaren kom från tolv organisationer, över hela rollspannet: drifttekniker, fastighetsnätverkschefer, tekniska förvaltare, säkerhetssamordnare och chefer för teknisk drift. Antalet timmar varierade mellan dem, vilket är förväntat när man jämför en projektledare med en drifttekniker. Men riktningen var nästan enhällig, nästan alla respondenter beskrev en minskning i nästan alla aktiviteter. Det tydligaste mönstret handlade om att hitta information och samordna arbete. Det är där mest tid läggs idag, och där mest tid frigörs.

Poängen var aldrig att ta fram en stor siffra. Den var att förstå i vilken del av arbetsdagen ett system som Vyer faktiskt gör skillnad.