Det privatägda fastighetsbolaget Postamentet AB är en av de mindre svenska fastighetsägare som på kort tid har kommit långt i sitt digitaliseringsarbete. För drygt ett år sedan införde bolaget digitala tvillingar från Vyer för att underlätta samarbete och öka möjligheterna att förvalta på distans. 

• Vi sparar tid på det praktiska arbetsflödet och får en bättre överblick över fastigheten, vad som händer och vad som görs. Det finns ett stort värde i det, som är svårt att prissätta, säger Thomas Heaster, förvaltare och ägare av bolaget.

Digitaliseringen är högt upp på agendan för de flesta fastighetsbolag, men investeringsbesluten skiljer sig ofta åt på grund av olika faktorer som resurser, komplexitet och målsättningar. En undersökning bland 300 svenska fastighetsägare visar bland annat att bolag med högre omsättning har kommit längre i arbetet, jämfört med bolag med lägre omsättning.  

• Jag tror att många små företag prioriterar annat, då det kan vara svårt att se värdet i resultaträkningen direkt, men det kommer med tiden, säger Thomas Heaster, ägare till Postamentet, ett av de mindre bolag som har vågat satsa. 

Postamentet som fokuserar på långsiktig utveckling av samhällsviktiga fastigheter äger och förvaltar en fastighet i Flen som hyrs av Migrationsverket. Med 20 byggnader, på totalt 19 000 kvm, utgör fastigheten ett eget kvarter i ett gammalt sjukhusområde.  

• Så länge man är några stycken som jobbar med fastigheten och det finns behov av att dela information så har man nytta av en digital tvilling, menar han. 

Mål och nyttor med digitala tvillingar hos Postamentet

• Bättre överblick av fastighetens tillstånd och processer

  Ger ökad kontroll och förbättrade möjligheter för förvaltning på distans och samarbete mellan medarbetare över geografiska avstånd.

• Effektivisering av ärendehantering

  Platsbaserade ärenden och felanmälan och PDF-exporter av underlag till externa entreprenörer möjliggör snabb lokalisering och åtgärd. Förbättrad kommunikation och minskad problematik kring svårtolkade platsbeskrivningar.

• Enkel avstämning vid bokföring

  Ett unikt ärendenummer underlättar avstämning av fakturor mot ärenden i systemet med tydligare kopplingar till problem och platser.

• Smidiga ronderingar med ritningsstöd

  Förenklat utförande, uppföljning och dokumentation av systematiskt brandskyddsarbete med kartstöd och automatisk generering av ärende vid rapportering av brist.

• Tillgång till historik kring fel och åtgärder

  Ökad möjlighet att analysera mönster och fatta informerade beslut.

• Dokumentation av medarbetares kunskap

  Överföring av kunskap från medarbetare till gemensamt system stärker organisationen vid personalförändringar och pensioneringar.

Behov och målsättningar i fokus för digitaliseringsbeslutet

Thomas Heasters beslut om att satsa på digitala tvillingar växte fram ur verksamhetens behov av att bland annat få bättre koll på sin information för effektiva arbetsprocesser, samt att kunna sköta mer av förvaltningen på distans.

• Jag sitter på distans i Varberg, sedan har vi en drifttekniker och en vaktmästare ute på plats. Den digitala tvillingen löste många av våra problem kring att hålla ordning på saker och utbyta information, berättar han.

"Den digitala tvillingen löste många av våra problem kring att hålla ordning på saker och utbyta information"

Målet framöver är att koppla och dokumentera all förvaltningskritisk information till den digitala tvillingen, som blir navet i verksamheten, för att långsiktigt stärka organisationen.

• Vår drifttekniker har jobbat för oss i tio år och kommer att gå i pension om några år, då försvinner ju hela hans kunskap om fastigheten. Så för oss handlar det här också om att överföra den kunskapen till Vyer så att nästa drifttekniker inte börjar på noll, utan kan bläddra i systemet.

• Eftersom man enkelt kan sortera och filtrera informationen, ser jag ingen risk med att det ska bli något informationsöverflöd. Jag upplever att kontrollen har blivit bättre och jag tror att de flesta skulle vinna på att ha så få system som möjligt, fortsätter Thomas Heaster.

Snabb omställning möjlig för mindre fastighetsbolag

En fördel med att ha en mindre organisation är att Postamentet relativt enkelt har kunnat ställa om till nya digitala arbetssätt och snabbt se effekter i den dagliga verksamheten. 

• Det har funkat bra att få in nya rutiner och att se till att vi gör rätt grejer. Vi sparar tid på det praktiska arbetsflödet och får en bättre överblick över fastigheten, vad som händer och vad som görs. Det finns ett stort värde i det, som är svårt att prissätta, säger Thomas Heaster.  

"Det är en stor förbättring i vårt sätt att arbeta. Vi sparar tid på varje ärende och det uppskattas av både våra entreprenörer och av oss."

Medarbetarna kartlägger nu löpande information om teknik i fastigheten och arbetar aktivt med platsbaserade ärenden och felanmälan från hyresgäst och boende, samt utför och dokumenterar sitt systematiska brandskyddsarbete i de digitala tvillingarna. 

Felanmälan markeras ut i ritning för enkel lokalisering. Historik kring fel och åtgärder sparas. Bild: Vyer

• När felen markeras på ritning minskar risken att den som ska åtgärda felet behöver springa runt och leta, eller lagar fel saker. Jag har inte fått några sådana klagomål nu och det är en klar fördel. 

PDF-exporter av underlag med detaljer om fel, karta, kontaktuppgifter och ärendenummer möjliggör snabb lokalisering och åtgärd även för externa entreprenörer, samtidigt som det unika ärendenumret underlättar fakturering och avstämningar vid bokföringen som sköts på distans.

• Det är en stor förbättring i vårt sätt att arbeta. Vi sparar tid på varje ärende och det uppskattas av både våra entreprenörer och av oss.

Historiken kring fel och åtgärder, med koppling till platser och komponenter, som byggs upp i tvillingen fungerar också som ett stöd för analys och beslutsfattande hos drift och förvaltning. 

• Ser vi till exempel att det ofta är stopp i avloppen på ett ställe så kommer vi snabbare till insikten att det kanske inte är vasken, utan ett system som behöver ses över. Tidigare gick man mer på känsla, det har inte funnits dokumenterat vart felen är någonstans och hur ofta det sker. Nu får vi riktig koll på det och kan använda det när vi fattar beslut, säger Thomas Heaster.