Industrifastigheten Navet har sedan 1950-talet inhyst allt från en bilverkstad till en skola, innan den utvecklades till dagens moderna kontorshus. Idag har byggnaden även en digital tvilling från Vyer som används för att effektivisera arbetet i drift och förvaltning.

• Som användare är det roligt att ha en produkt som jag både har nytta av och kan vara med och påverka, säger Stefan Wahlby, teknisk förvaltare på Mälarenergi.

Tillsammans med kollegan Lars Andersson ansvarar han för att se till att allt i fastigheten fungerar som det ska både för hyresgästerna och de som besöker byggnaden, samtidigt som ett viktigt fokus ligger på att utveckla hållbara processer för det egna förvaltningsarbetet.

Med en nettoarea på nästan 24 000 kvadratmeter är Navet en samlingsplats för närmare 800 medarbetare fördelat på fem bolag. När hyresgästerna flyttade in i huset dokumenterades felanmälningar i kalkylblad, vilket var både tungt och tidskrävande för förvaltningen.

• Vi fick in nästan 500 felanmälningar som vi samlade i en Excel-fil, minns Stefan Wahlby.
  
  

Platsbaserad ärendehantering och felanmälan med digital tvilling

Lösningen kom i form av Vyers plattform med en digital ritning av fastigheten, såväl som funktioner för att hantera ärenden och felanmälan från hyresgäster, med mera.

• Det är användarvänligt både för den som rapporterar felet och schysst i andra änden för oss som mottagare, säger Lars Andersson.
  
  

Hyresgästerna markerar själva ut felen i en digital ritning av fastigheten via ett publikt formulär på hemsidan. Rapporterna blir automatiskt synliga i den digitala tvillingen i Vyer, samtidigt som en notis skickas till ansvarig personal.

• Vi har fått en bättre förståelse för var i huset som problemen sitter och behöver oftast inte ringa den som har gjort felanmälan, vilket gör att vi sparar tid, säger Stefan Wahlby.
  
  

Proaktiv förvaltning med checklistor och påminnelser för ronderingar

• Historiken kring fel och åtgärder är också värdefull för oss. Det gör att vi kan se om vissa fel upprepas och fatta beslut baserat på det, säger Lars Andersson.
  
  

Bättre underlag för analys av återkommande problem gör det exempelvis enklare att upptäcka behov för nya rutinmässiga egenkontroller, såsom rensning av takbrunnar för att undvika stillastående vatten på taket.

• Som användare är det roligt att ha en produkt som jag både har nytta av och kan vara med och påverka, säger Stefan Wahlby.
  
  

Men den digitala plattformen skapar och kartlägger de själva olika typer av ronderingar och besiktningar som de ska utföra eller beställa av externa entreprenörer. Arbetsordrar skapas automatiskt då en eventuell brist rapporteras, så att de snabbt kan vidta nödvändiga åtgärder.

• Det är bra att få en översikt av allt som ska göras och att få påminnelser när det är dags. Ta batteribyten för klämskydden på grindarna som exempel; får man inte igen grinden och behöver ringa någon som ska felsöka kan det gå på 2500 kronor i jourkostnad, att byta ett batteri kostar 25 kronor. Att förebygga problem sparar både tid och pengar, det har vi lärt oss den hårda vägen, säger Stefan Wahlby.