Det finns många saker som bör övervägas innan man som fastighetsägare investerar i nya digitala tjänster. Här listar vi några av de frågor som kan vara bra att diskutera för att se hur väl era behov och målsättningar matchar med vad proptech-leverantören kan erbjuda.

1. Vad vill ni uppnå?

När man ska köpa in en ny tjänst gäller det att veta varför och att tänka långsiktigt. Digitalisering tar tid och att ta in teknik enbart för att den är ny och spännande är kortsiktigt. Fundera på vilka nyttor ni vill uppnå och låt detta styra ert val av teknik. En tjänst som skapar tydliga nyttor för medarbetarna kommer att användas, det är en förutsättning för att uppnå effekter i verksamheten och för att skapa nya värden kring fastighetsaffären.

“Fördelen med en Saas-tjänst är ju att den utvecklas hela tiden och att man får vara med i utvecklingen. Det blir ju en kombination av vad alla kunder önskar”

Jesper Hedlund, Utvecklingsledare & BIM-ansvarig på Örebroporten

2. Vilka behov finns?

Beroende på var i digitaliseringsprocessen ni befinner er kan behoven variera. En del fastighetsägare jobbar fortfarande med pappersritningar. Första steget kan då vara att börja modernisera ritningsunderlaget för att enklare kunna ajourhålla ritningarna löpande när ombyggnationer och renoveringar görs. Har ni redan BIM-ritningar kan fokus istället ligga på att få ordning på er byggnadsinformation för att underlätta arbetet i drift och förvaltning. BIM-ritningarna kan efter viss anpassning till exempel fungera som nav för att samla in, strukturera och tillgängliggöra information i ett gemensamt gränssnitt där organisationen kan samarbeta med att lägga till och uppdatera den över tid. På sikt går det även att använda aggregerad data för att göra bättre analyser och fatta beslut kring underhåll och inköp, något som flera fastighetsägare efterfrågar.

“Ett oavbrutet informationsflöde som hålls relevant under hela fastighetens livscykel kan spara oss miljoner”

Malin Lampa, Utvecklingschef på Mimer.

3. Vilken information finns och var lagras den idag?

En inventering av er befintliga informationsstruktur är bra att göra innan ni köper in en ny tjänst. Här kan ni se över vilken information ni har tillgång till och var ni lagrar den i dagsläget och hur användningen av de system ni har ser ut. Finns det system som inte används? Vad tror ni att det beror på? Kan den nya tjänsten ersätta ett sådant system? Vilka system fungerar bra? Finns det information som ni saknar idag som ni hade velat ha tillgång till? Undersök organisationens behov för att få en djupare förståelse för vilken information som är viktig i deras roller.

4. Erbjuder leverantören möjligheter till integration med andra system?

Att arbeta i många olika system är tidskrävande därför rör sig många fastighetsägare bort från det gamla stuprörstänket. För att en fastighet ska bli smart måste olika system och sensorer kunna prata med varandra, så att informationen bara behöver uppdateras på ett ställe. En premiss för att det ska fungera är att leverantören kan tillhandahålla API:er (applikationsprogrammeringsgränssnitt) som är kompatibla med andra kompletterande tjänster. Även om ni i dagsläget inte har en konkret bild av hur er infrastruktur ska se ut det är det värdefullt att bädda för framtiden och säkerställa att möjligheten till sammankopplingar finns så att ni inte blir inlåsta i ett system.

5. Hur kan den nya tekniken komplettera befintliga system?

Ett fastighetssystem som ska sköta allt är en tanke som många fastighetsägare har börjat lämna bakom sig. Fundera istället på vilka system ni har som fungerar bra och vill behålla och hur den nya tekniken kan komplettera dessa. Undersök om befintliga leverantörer har öppna API:er eller om det är något de är villiga att erbjuda. Det öppnar upp för spännande lösningar där systemen kan dra nytta av varandra. Till exempel kan en tjänst som erbjuder platsbaserad information kopplas samman med ett befintligt ärendehanteringssystem vilket möjliggör för hyresgäster att rapportera fel i en karta så att både hanteringen och lokaliseringen på plats förenklas.

“Styrkan ligger i ekosystemet där den spatiala databasen, tvillingens geografiska detaljer, blir navet som binds samman med harmoniserad data från andra system”

Fredrik Hörnsten, CDO på Hemsö

6. Hur skapar ni förutsättningar för att organisationen ska använda tekniken?

Digital teknik i sig är ingen garanti för förändring; det är först när den används av människor som det händer något, att tekniken är användarvänlig är därmed av grundläggande vikt. Om det är krångligt att ajourhålla informationen kommer den snabbt att bli utdaterad. Ett pilotprojekt där tekniken appliceras på ett fåtal fastigheter och medarbetare kan därför vara ett bra sätt att undersöka om systemet är användarvänligt.

Gillar medarbetarna tekniken? Väcker det engagemang? Ser de nyttor med systemet i sin arbetsvardag? Om svaren är ja, är det en positiv indikation på att resten av organisationen kommer att hålla med. Dessutom är chanserna goda att de som redan har testat systemet kommer att verka som inspiration för andra medarbetare. I slutändan måste det finnas en vilja att förändra vanor och beteenden – nyfikenhet och förenkling driver digitaliseringen framåt.