Hos Heba Fastighets AB handlar digitaliseringen om att få bättre insyn i fastigheterna och att skapa hållbara och effektiva arbetssätt i förvaltningen. Nyligen nådde teamet en viktig milstolpe i arbetet med att skapa en digital kopia av hela beståndet.
– Nu har vi 10 000 komponenter att samla information ifrån innan vi åker ut till fastigheten för en felsökning eller avhjälpande åtgärd, berättar Fredrik Melander, proptechsamordnare och förvaltare.
Den digitala kopian byggs upp på Vyers plattform. Systemet innehåller både uppdaterade ritningar för fastigheterna och information om allt från ytor och komponenter, till ärenden, ronderingar och andra aktiviteter.
Hur har ni lagt upp arbetet för att samla in så stora mängder data?
– Jag och vår fastighetschef har, i samråd med vår driftchef, beslutat vilka komponenter som är mest viktiga att få in i systemet. Sedan har vi lagt upp en strategi för hur vi involverar våra fastighetstekniker i dokumentationen, berättar Fredrik.
Genom att dela upp arbetet i hanterbara steg, med specifika mål för varje fastighet, har processen blivit enkel att följa.
– Varje fastighet har blivit tilldelad en månad då de utvalda komponenterna senast ska vara inlagda. Tanken har då varit att man på aktuell fastighet, för aktuell månad, passar på att inventera komponenter när man ändå är på plats i fastigheten.
Under första kvartalet fokuserade de till exempel på att lägga till information om var nycklar till gemensamma utrymmen finns, för att underlätta för både personal, jour och externa entreprenörer.
Idag finns komponenter kopplat till både brandskydd, värme, ventilation, luft och elcentraler och mycket mer tillgängliga i den digitala kopian.
Vad betyder den här milstolpen för er?
– Milstolpen visar vilket bra jobb samtliga medarbetare har lagt ned för att få en digital tvilling till just vad den är – en tvilling som stärker förvaltningen! Sedan tycker jag att snittet på ~172 komponenter per fastighet är riktigt bra, avslutar Fredrik.
4 tips från Hebas digitaliseringsarbete
Mål och delmål: Dela upp informationsinsamlingen i hanterbara steg. Sätt specifika mål för varje fastighet för att skapa struktur och göra det enklare att följa upp arbetet.
Engagera teamet: Involvera dina fastighetstekniker och medarbetare från början, deras engagemang är avgörande för att få in tillförlitlig data.
Prioritera rätt: Börja med de viktigaste komponenterna som har störst påverkan på fastighetens drift.
Tidsplanering: Tilldela varje fastighet en specifik tidsperiod för insamling av data. En tydlig tidsplan håller projektet på spåret.